از هرج و مرج تا سادگی و کارآمدی با پیاده‌سازی سیستم مدیریت 5S

سیستم مدیریت 5S یا نظام آراستگی برای نخستین بار در کشور ژاپن اجرا و پیاده‌سازی شد. تمرکز اصلی این سیستم روی مسائل روانشناختی در محل کار است. کارشناسان شرکت مهندسی پایا توسعه بیان کرده‌اند که این سیستم دارای 5 رکن اصلی می‌باشد. ارکان این سیستم عبارتند از ساماندهی، پاکیزه‌سازی، نظم و ترتیب، استانداردسازی و انضباط. هسته اصلی این سیستم بر اساس نظم و انضباط به همراه بهبود مستمر راندمان و فرایندهای کمپانی است.

اهمیت پیاده‌سازی سیستم مدیریت 5S (نظام آراستگی)

در ابتدا سیستم مدیریت 5S برای کارخانه‌های خودروسازی قابل اجرا بود. اما امروزه صرف ‌نظر از حوزه فعالیت، این سیستم تبدیل به یکی از عناصر ضروری کسب و کار شده است. یکی از مهم‌ترین مزایای پیاده‌سازی این سیستم در سازمان، کاهش هزینه است. این سیستم در واقع با مدیریت دقیق تمامی فرایندهای کارخانه، اطلاعات کاملی درخصوص هزینه‌های اضافی در اختیار شما قرار می‌دهد.

از دیگر مزایای پیاده‌سازی سیستم مدیریت 5S یا نظام آراستگی افزایش کیفیت محصولات است. امروزه که شاهد مصرف‌گرایی مردم جهان هستیم، شما باید بتوانید محصولات خود را با بالاترین کیفیت به بازارهای جهانی عرضه کنید. یکی از راه‌های افزایش کیفیت خدمات و یا محصولات پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت 5S است.

همانطور که در ابتدای مقاله نیز به آن اشاره شد، یکی از ارکان مهم این سیستم توجه به کارکنان است. تحقیقات نشان داده است در صورتی که کارکنان شما محل کار خود را با ناراحتی و خستگی ترک کنند، فردا نیز با مشاهده محل کار خود دوباره همان حس بد دیروز را دریافت خواهند کرد! یکی از روش‌های نوین و مدرن جلوگیری از اتفاقاتی از این دست، اجرای سیستم‌های مدیریت 5S است. در صورتی که به ارکان این سیستم مدیریت توجه کنید، متوجه خواهید شد که این سیستم تاکید زیادی روی محیط کاری دارد. در صورتی که شرایط محیط کاری مطابق این سیستم طراحی و تنظیم شود، میزان بهره‌وری و رضایتمندی کارکنان نیز افزایش پیدا خواهد کرد.

فواید اجرای سیستم 5S (نظام آراستگی)

ضمن اینکه شما با پیاده‌سازی سیستم مدیریت 5S در واقع محبوبیت خود نزد کارکنان را افزایش خواهید داد. چراکه با فراهم کردن محیطی آرام و پاکیزه برای کارکنان رضایت و نظر آنها نسبت به شما جلب خواهد شد. براساس مقالات منتشر شده در سایت پایا توسعه بیان شده است که اجرای این سیستم در یک سازمان باعث افزایش امنیت محیط کاری می‌شود. افزایش امنیت محیط کاری نیز رابطه‌ای مستقیم با میزان راندمان و بهره‌وری کارخانه دارد.

در صورتی که به نظر صاحبان کسب و کار که اقدام به اجرای سیستم مدیریت 5S در سازمان خود کرده‌‎اند نگاهی کنید، متوجه افزایش و بهبود عملکرد کسب و کار آنها در مدت زمان نه چندان زیاد خواهید شد.

به طور کلی سیستم مدیریت 5S در یک سازمان می‌تواند مزایای زیر را به همراه داشته باشد:

• بهبود سازماندهی محل کار: پیاده‌سازی سیستم مدیریت 5S یک رویکرد سیستماتیک را برای سازماندهی محل کار تنظیم می‌کند. این شامل مرتب سازی و چیدمان اقلام به شیوه‌ای منطقی و ارگونومیک است به طوریکه زمان تلف شده برای جستجوی ابزار، تجهیزات یا اسناد را کاهش می‌دهد و منجر به افزایش کارایی و بهره‌وری می‌شود.
• افزایش بهره وری: با حذف درهم و برهمی و بهینه سازی چیدمان فضای کاری، سیستم مدیریت 5S یا نظام آراستگی به کاهش حرکات غیر ضروری و بهبود گردش کار کمک می‌کند. این فرآیند ساده به کارکنان اجازه می‌دهد تا بر روی وظایف خود تمرکز کنند و آنها را با سرعت بیشتری انجام دهند که منجر به افزایش بهره وری می‌شود.
• ایمنی: یک محل کار تمیز و منظم برای کارمندان ایمن‌تر است. سیستم مدیریت 5S یا نظام آراستگی با اطمینان از اینکه ابزار، تجهیزات و مواد به درستی ذخیره و نگهداری می‌شوند، به شناسایی و حذف خطرات کمک می‌کند.
• مشارکت و روحیه کارکنان: اجرای اصول سیستم مدیریت 5S یا نظام آراستگی شامل مشارکت دادن کارکنان در فرآیند سازماندهی و حفظ محیط کار است. با مشارکت فعال، کارکنان در محیط کاری خود احساس مالکیت و غرور می‌کنند. این مشارکت روحیه و کار تیمی را بهبود می ‌بخشد و منجر به رضایت شغلی و حفظ کارکنان می‌شود.
• بهبود کیفیت: پیاده‌سازی سیستم مدیریت 5S بر تعمیر و نگهداری منظم و بازرسی ابزارها و تجهیزات تاکید دارد. با اجرای شیوه‌های نگهداری و سازماندهی محل کار، سازمان می تواند مسائل را به سرعت شناسایی و رسیدگی کند، از نقص‌ها جلوگیری کرده و کیفیت کلی محصول یا خدمات را بهبود بخشد.
• صرفه جویی در زمان و هزینه: پیاده‌سازی سیستم مدیریت 5S ضایعات، زمان انتظار و کار مجدد را کاهش می‌دهد. با بهینه سازی فرآیندها و حذف فعالیت‌های بدون ارزش افزوده، سازمان‌ها می‌توانند در زمان صرفه جویی کرده و هزینه‌ها را کاهش دهند. علاوه بر این، یک محل کار به خوبی سازماندهی شده خطر اشتباهات، دوباره کاری و آسیب تجهیزات را کاهش می‌دهد و در دراز مدت منجر به صرفه جویی در هزینه می‌شود.
• فرهنگ بهبود مستمر: پیاده‌سازی سیستم مدیریت 5S به عنوان پایه ای برای اجرای سایر روش‌های بهبود، مانند Lean یا Six Sigma عمل می‌کند. با ارائه رویکردی منظم به سازماندهی و پاکیزگی محل کار، فرهنگ بهبود مستمر را پرورش می‌دهد.

به طور خلاصه، پیاده‌سازی سیستم مدیریت 5S یا نظام آراستگی در سازمان‌ها برای ارتقای سازمان محل کار، بهبود بهره وری، اطمینان از ایمنی، افزایش مشارکت کارکنان، افزایش کیفیت محصول، صرفه جویی در زمان و هزینه‌ها و پرورش فرهنگ بهبود مستمر ضروری است. با اتخاذ 5S، سازمان ها می‌توانند محیط کاری کارآمدتر و موثرتری ایجاد کنند که در نتیجه مزایای بی شماری هم برای کارکنان و هم برای کل سازمان به همراه خواهد داشت.

منبع:https://civilica.com