سیستم یکپارچه مدیریت پروژه و تأثیر آن بر بهره‌وری و سودآوری شرکت ها

سیستم مدیریت یکپارچه پروژه؛ راهکاری عالی برای مدیریت چند پروژه!

همانطور که می‌دانید تمامی پروژه‌ها از نظر زمان تحویل، میزان بودجه و همچنین تخصص کاری مورد نیاز با یکدیگر دارای تفاوت‌هایی هستند. به همین منظور بسیاری از کمپانی‌های بزرگ برای اطمینان حاصل کردن از برآورده شدن الزامات و اهداف تمامی پروژه‌ها از سیستم مدیریت یکپارچه پروژه استفاده می‌کنند.

در ادامه این مقاله قصد داریم تا سیستم یکپارچه مدیریت پروژه را بیشتر خدمت شما عزیزان توضیح دهیم. پس تا مقاله همراه ما باشید.

 با اهمیت دریافت سیستم یکپارچه مدیریت پروژه آشنا شویم

در موفقیت یک پروژه عوامل درونی و بیرونی زیادی نقش دارند. از جمله عوامل بیرونی می‌توانیم به فروشندگان و همچنین کارشناسان اشاره کنیم. اما از طرفی دیگر عوامل درونی موفقیت یک پروژه بیشتر و متنوع‌تر هستند. اما به جرات می‌توان گفت که مهمترین عامل موفقیت یک پروژه متخصصان شرکت می‌باشند. به همین دلیل یکپارچه‌سازی تمامی منابع و افراد شرکت از اهمیت بالایی برخوردار می‌باشد.

براساس نظر کارشناسان شرکت مهندسی پایا توسعه، یکی از مهمترین فواید دریافت سیستم یکپارچه مدیریت پروژه در تهران افزایش همکاری در میان افراد سازمان است. همچنین از دیگر فواید این سیستم شناسایی منابع حیاتی در آغاز پروژه است. شناسایی منابع حیاتی در مراحل اولیه پروژه به کارکنان و متخصصان شرکت این اجازه را می‌دهد تا به طور آزادانه اطلاعات را به اشتراک بگذارند.

به طور کلی یک سیستم مدیریت پروژه یکپارچه (IPMS) می‌تواند مزایای زیادی برای یک سازمان داشته باشد که در ادامه به همه آنها خواهیم پرداخت:

• برنامه ریزی و کنترل پروژه بهبود یافته: یک سیستم مدیریت پروژه یکپارچه به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا با ارائه یک سیستم مرکزی برای داده‌های پروژه، از جمله جدول زمانی، بودجه، تخصیص منابع و تکالیف وظایف، پروژه‌ها را به طور مؤثرتری برنامه ریزی و مدیریت کنند. این به مدیران پروژه کمک می‌کند تا پیشرفت را نظارت کنند، مسائل بالقوه را شناسایی کنند و تصمیمات آگاهانه بگیرند.
• افزایش کارایی: یک سیستم مدیریت پروژه یکپارچه فرآیندهای مدیریت پروژه را با خودکارسازی وظایف، حذف دستی داده‌ها و دسترسی به داده‌ها در زمان واقعی ساده می‌کند. این باعث افزایش کارایی و کاهش زمان انجام پروژه می‌شود.
• همکاری پیشرفته: یک سیستم مدیریت پروژه یکپارچه با ارائه یک پلتفرم واحد، ارتباطات، به اشتراک گذاری اسناد، همکاری بین اعضای تیم، سهامداران و مشتریان را ارتقا می‌دهد. این کار تیمی را تقویت می‌کند و تضمین می‌کند که همه در یک راستا باشند.
• بهبود مدیریت ریسک: سیستم مدیریت پروژه یکپارچه به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا با ارائه داده‌های درست در مورد عملکرد پروژه، هزینه‌ها و جدول زمانی، ریسک‌های پروژه را به طور موثرتری شناسایی و مدیریت کنند. این امر مدیران پروژه را قادر می‌سازد تا اقدامات پیشگیرانه ای را برای کاهش خطرات و اجتناب از مشکلات احتمالی انجام دهند.
• استفاده بهتر از منابع: سیستم مدیریت پروژه یکپارچه به مدیران پروژه کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه ای در مورد تخصیص منابع بگیرند و اطمینان حاصل کنند که از منابع به طور موثر استفاده می‌شود.

به طور کلی، سیستم مدیریت پروژه یکپارچه می‌تواند به سازمان‌ها در بهبود نتایج پروژه، کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایت مشتری با ارائه یک پلتفرم جامع برای مدیریت پروژه و همکاری کمک کند.

 چطور سیستم مدیریت یکپارچه را در شرکت خودم پیاده کنم؟

مرحله اول پیاده سازی سیستم مدیریت یکپارچه پروژه در اصفهان شناسایی ذینفعان است. شما به منظور پیاده‌سازی این سیستم باید ابتدا تمامی ذینفعان را در یک گروه قرار دهید. لازم به ذکر است که هرکدام از ذینفعان نقشی مهم را در انجام صحیح پروژه دارند.

مرحله بعدی پیاده سازی سیستم یکپارچه مدیریت پروژه در همکاری بین افراد شاغل در شرکت خلاصه می‌شود. همکاری بین اعضای تیم از آن جهت حائز اهمیت است که حین انجام پروژه در صورت بروز مشکلی  افراد تیم قادر خواهند بود تا با استفاده از دانش و تجربه خود و همچنین همکاری آن را برطرف کنند. ضمن اینکه شایان توجه است که تیم مورد نظر شما باید یک مسئول و یک رهبر داشته باشد. به منظور افزایش اعتماد بین اعضای تیم و همچنین جلوگیری از دوباره کاری وجود یک رهبر برای انجام تصمیم‌گیری‌های مهم، حیاتی است.

طبق مقالات منتشر شده در وبسایت پایا توسعه بیان شده است که تکنولوژی به عنوان سنگ بنای سیستم مدیریت یکپارچه پروژه به شمار می‌رود؛ چرا که سیستم مذکور  با استفاده از تکنولوژی و فناوری سبب افزایش ارتباطات خواهد شد. ضمن اینکه استفاده از فناوری در انجام پروژه‌ها باعث آگاهی افراد ذینفع از نحوه و مراحل انجام پروژه نیز می‌شود.

منبع:iso.org